Etapele aferente emiterii ordinului rectorului
Pași pentru emiterea ordinului rectorului în conformitate cu PO-34
- Solicitantul descarcă cererea tip 1 (Cerere tip pentru eliberarea Dispoziţiei rectorului pentru deplasări externe) și/sau cererea tip 2 (Cerere tip pentru eliberarea Dispoziţiei rectorului pentru viramente bancare externe, taxe de publicare, taxe de participare la congrese, cotizaţii, etc.) de pe pagina web a Universității.
- Solicitantul completează și semnează cererea tip. Pe cererea tip se trec toate cheltuielile estimative necesare deplasării: transport (carburant, taxe de drum,bilet avion, tren, autocar etc.), diurnă, cazare, taxe participare sau alte taxe solicitate.
- Solicitantul obține semnătura directorului de proiect, dacă deplasarea se face din fondurile unui proiect de cercetare sau alt tip de proiect.
- Solicitantul, dacă face parte din alte categorii de personal, altele decât cadrele didactice, obține semnătura superiorului ierarhic indiferent de sursa finanțării.
- Solicitantul depune cererea tip la Registratura USAMV CN cu cel puțin 10 zile lucrătoare înainte de data deplasării în străinătate pentru obținerea numărului de înregistrare. Pentru personalul didactic (inclusiv cadrele didactice asociate), indiferent de sursa finanțării, semnătura Decanului facultății de care aparține solicitantul este obligatorie. Astfel, Decanul certifică faptul că a luat la cunoștință de deplasarea în cauză și activitățile didactice ale solicitantului vor fi suplinite. Invitația și/sau alte acte doveditoare ale deplasării se depun o dată cu cererea-tip.
- Cererile înregistrate vor intra în mapa decanului fiecărei facultăți, iar după semnarea documentelor de către decani vor fi restituite secretarului din cadrul Registraturii USAMV CN.
- Secretarul din cadrul Registraturii USAMV CN înmânează cererea-tip 2 pe bază de semnătură, cu toate documentele depuse de către solicitant, Secretarului Prorectorat pentru obținerea semnăturii Prorectorului CDI (doar pentru Taxe de publicare cf. RU 73).
- Secretarul Prorectorat restituie, pe bază de semnătură, secretarului din cadrul Registraturii USAMV CN, cererea-tip 2, după obținerea semnăturii Prorectorului CDI (doar pentru taxe de publicare cf. RU 73)
- Secretarul din cadrul Registraturii USAMV CN înmânează cererile-tip 1 și/sau 2 pe bază de semnătură, cu toate documentele depuse de către solicitant, secretarului din cadrul Biroului de Relații Internaționale pentru obținerea semnăturii, Directorului Economic și a Rectorului.
- Secretarul BRI verifică cererea înaintată de Registratura USAMV CN.
- Semnătura Rectorului USAMV CN este obligatorie indiferent din ce surse de finanțare se efectuează deplasarea externă.
- Indiferent din ce surse se efectuează deplasarea externă, excluzând fonduri personale, semnătura Directorului Economic al universității este obligatorie.
- În cazul unei deplasări într-un stat care solicită viză, Secretarul BRI întocmește o scrisoare către serviciul consular, ambasada statului respectiv semnată de Rectorul USAMV CN.
- Secretarul BRI redactează Dispoziţia Rectorului USAMV CN de deplasare în interes de serviciu în străinătate.
- Rectorul USAMV CN și Directorul Economic semnează dispoziţia de deplasare şi, acolo unde este cazul, scrisoarea către serviciul consular sau ambasadă.
- Secretarul BRI înmânează solicitantului dispoziţia de deplasare şi acolo unde este cazul, scrisoarea către serviciul consular, ambasadă.
- O dată cu dispoziţia de deplasare, secretarul BRI înmânează și o delegație externă pentru decont. Delegația externă pentru decont va fi ștampilată și/sau semnată de către instituția la care se efectuează deplasarea.
- La întoarcerea în țară, în termen de maxim 2 zile lucrătoare, cadrului didactic/ solicitantului va depune la compartimentul financiar delegația externă pentru decont ștampilată/semnată precum și toate documentele justificative pentru cheltuielile efectuate, conform legislației în vigoare.
- În decurs de 7 zile lucrătoare de la întoarcerea în țară, cadrul didactic/ solicitantul trebuie să depună la compartimentul financiar un raport scris de maxim o pagină cu o informare concisă despre activitatea desfășurată în cadrul deplasării efectuate însoțită de eventuale concluzii și propuneri.
- Dispoziția Rectorului nu se poate elibera sub nicio formă după efectuarea mobilității, fără excepție, conform Hotărârii de Guvern 518/1995, actualizată 2015.
- Dispoziția Rectorului nu se poate modifica după eliberare decât în situațiile excepționale de mai jos:
- Dacă pe durata deplasării în străinătate apar cheltuieli neprevăzute, care în dispoziția inițială nu au fost menționate, și dacă sursele de finanțare ale titularului dispoziției permit suplimentarea fondurilor; acest lucru trebuie confirmat, pe bază de semnătură, de către departamentul financiar, respectiv cercetare;
- Dacă din motive independente de titularul dispoziției (forță majoră, zboruri anulate, condiții meteo, probleme de sănătate etc.) durata sau traseul deplasării s-au modificat;
- Modificarea Dispoziției Rectorului se face doar pe baza unei solicitări scrise (cerere de modificare a Dispoziției Rectorului) și justificate, semnată de titularul dispoziției inițiale, exclusiv în condițiile menționate la punctele a și b, cu aprobarea Prorectorului Relații Internaționale și a directorului Economic.
Pași pentru emiterea ordinului rectorului în conformitate cu PO-35
- Doctorandul întocmește referatul de necesitate cu toate cheltuielile necesare deplasării dacă fondurile solicitate pentru efectuarea deplasării sunt din Școala Doctorală USAMV CN.
- Solicitantul descarcă cererea tip 1 (Cerere tip pentru eliberarea Dispoziţiei Rectorului pentru deplasări externe) și/sau cererea tip 2 (Cerere tip pentru eliberarea Dispoziţiei Rectorului pentru viramente bancare externe, taxe de publicare, taxe de participare la congrese, cotizaţii, etc.) de pe pagina web a Universității.
- Doctorandul completează și semnează cererea-tip. Pe cererea-tip se trec toate cheltuielile estimative necesare deplasării: transport (carburant, taxe de drum, bilet avion, tren, autocar etc.), diurnă, cazare, taxe participare sau alte taxe solicitate.
- Doctorandul obține semnătura conducătorului de doctorat și a Directorului CSUD dacă se solicită fonduri din veniturile Școlii Doctorale USAMV CN. Aceste semnături certifică și faptul că Directorul CSUD și conducatorul de doctorat au luat la cunoștință de deplasarea în cauză, iar activitățile didactice ale doctorandului vor fi suplinite și recuperate.
- Doctorandul obține semnătura directorului de proiect, dacă deplasarea se face din fondurile unui proiect de cercetare sau alt tip de proiect.
- Doctorandul depune cererea-tip la Registratura USAMV CN cu cel puțin 10 zile lucrătoare înainte de data deplasării în străinătate pentru obținerea numărului de înregistrare. Invitația și/sau alte acte doveditoare ale deplasării se depun o dată cu cererea-tip.
- Secretarul din cadrul Registraturii USAMV CN înmânează cererea-tip 2 pe bază de semnătură, cu toate documentele depuse de către solicitant, Secretarului Prorectorat pentru obținerea semnăturii Prorectorului CDI (doar pentru Taxe de publicare cf. RU 73).
- Secretarul Prorectorat restituie, pe bază de semnătură, secretarului din cadrul Registraturii USAMV CN, cererea-tip 2, după obținerea semnăturii Prorectorului CDI (doar pentru taxe de publicare cf. RU 73)
- Secretarul din cadrul Registraturii USAMV CN înmânează cererile-tip cu toate documentele depuse de către solicitant secretarului din cadrul Biroului de Relații Internaționale pentru obținerea semnăturii, Directorului Economic și a Rectorului.
- Secretarul BRI verifică cererea înaintată de Registratura USAMV CN.
- Semnătura Rectorului USAMV CN este obligatorie indiferent din ce surse de finanțare se efectuează deplasarea externă, inclusiv fonduri personale.
- Indiferent din ce surse se efectuează deplasarea externă, inclusiv fonduri personale, semnătura Directorului Economic al universității este obligatorie.
- În cazul unei deplasări într-un stat care solicită viză, Secretarul BRI întocmește o scrisoare către serviciul consular, ambasada statului respectiv semnată de Rectorul USAMV CN.
- Secretarul BRI redactează Dispoziţia Rectorului USAMV CN de deplasare în interes de serviciu în străinătate.
- Rectorul USAMV CN și Directorul Economic semnează dispoziţia de deplasare şi, acolo unde este cazul, scrisoarea către serviciul consular sau ambasadă.
- Secretarul BRI înmânează doctorandului dispoziţia de deplasare şi acolo unde este cazul, scrisoarea către servicul consular sau ambasadă.
- O dată cu dispoziţia de deplasare, secretarul BRI înmânează și o delegație externă pentru decont. Delegația externă pentru decont va fi ștampilată și/sau semnată de către instituția la care se efectuează deplasarea.
- La întoarcerea în țară, în termen de maxim 2 zile lucrătoare, doctorandul va depune la compartimentul financiar delegația externă pentru decont ștampilată/semnată precum și toate documentele justificative pentru cheltuielile efectuate, conform legislației în vigoare.
- În decurs de 7 zile lucrătoare de la întoarcerea în țară, doctorandul trebuie să depună la compartimentul financiar un raport scris de maxim o pagină cu o informare concisă despre activitatea desfășurată în cadrul deplasării efectuate însoțită de eventuale concluzii și propuneri.
- Dispoziția Rectorului nu se poate elibera sub nicio formă după efectuarea mobilității, fără excepție, conform Hotărârii de Guvern 518/1995, actualizată 2015.
- Dispoziția Rectorului nu se poate modifica după eliberare decât în situațiile excepționale de mai jos:
- Dacă pe durata deplasării în străinătate apar cheltuieli neprevăzute, care în dispoziția inițială nu au fost menționate, și dacă sursele de finanțare ale titularului dispoziției permit suplimentarea fondurilor; acest lucru trebuie confirmat, pe bază de semnătură, de către departamentul financiar, respectiv cercetare;
- Dacă din motive independente de titularul dispoziției (forță majoră, zboruri anulate, condiții meteo, probleme de sănătate etc.) durata sau traseul deplasării s-au modificat;
- Modificarea Dispoziției Rectorului se face doar pe baza unei solicitări scrise (cerere de modificare a Dispoziției Rectorului) și justificate, semnată de titularul dispoziției inițiale, exclusiv în condițiile menționate la punctele a și b, cu aprobarea Prorectorului Relații Internaționale și a directorului Economic.
Stimați rezidenți,
În vederea eliberării DISPOZIȚIEI RECTORULUI pentru viitoarele deplasări externe, pentru efectuarea stagiilor de pregătire a rezidențiatului, avem rugămintea să atașați cererii de emitere a dispoziției rectorului următoarele documente:
- DOVADA APROBĂRII CERERII DE EMITERE A DISPOZIȚIEI RECTORULUI/REFERAT DE NECESITATE ÎN CONSILIUL FACULTĂȚII.
- INVITAȚIE DIN PARTEA SUPERVIZORULUI (PENTRU FIECARE DEPLASARE, UNDE SE VA MENȚIONA PERIOADA STAGIULUI).
- PROGRAMUL DE REZIDENȚIAT (DOAR PAGINA UNDE ESTE MENȚIONATĂ PERIOADA DE PREGĂTIRE).
- ACOLO UNDE ESTE CAZUL DOVADA ÎNREGISTRĂRII/ACCEPTĂRII LA EXAMEN.
În vederea realizării activității de control financiar preventiv pentru plata taxei de membru a USAMV CN într-o organizație internațională cererea pentru emiterea dispoziției rectorului să fie însoțită de:
- Dovadă membru USAMV CN;
- Beneficiile USAMV CN ca membru;
- Hotărârea sau dovada calculului taxei de membru.
PO-34 – Deplasarea cadrelor didactice și a altor categorii de personal USAMVCN in străinătate si efectuarea plăților externe.
PO-35 – Deplasarea doctoranzilor în străinătate și efectuarea plăților externe.
Întrebări frecvente
Care sunt documentele necesare pentru emiterea dispozitiei rectorului?
- Cererea tip 1 (pentru deplasări externe)
- Cererea tip 2 (pentru viramente bancare externe, taxe de publicare, etc.)
- Invitație sau documente doveditoare ale deplasării
- Estimarea tuturor cheltuielilor (transport – de menționat dacă deplasarea se va face cu avionul sau alt mijloc de transport, transport intern, diurnă, cazare, taxe)
Care este termenul limită pentru depunerea cererii?
Cel puțin 10 zile lucrătoare înainte de data deplasării, la Registratura USAMV CN.
Ce trebuie făcut după întoarcerea din deplasare?
Următori pași se vor realiza la Direcția Economica, Serviciul Financiar:
- Depunerea delegației externe pentru decont în 2 zile lucrătoare
- Prezentarea tuturor documentelor justificative
- Raport scris de o aproximativ o pagină în 7 zile lucrătoare
Pentru toate informațiile necesare și complete, va rugăm să luați legătura cu colegele noastre.
Pot solicita Dispoziția Rectorului după efectuarea mobilității?
Nu, Dispoziția Rectorului nu poate fi eliberată după efectuarea mobilității.
Nerespectarea procedurii poate duce la respingerea cererii de deplasare.
Când trebuie sa folosesc CUI-ul/VAT-ul?
Pentru activitatea economică și proiecte de cercetare cu terții se va utiliza VAT-ul: RO13897480 (UE și NON-UE).
Pentru achizițiile intracomunitare (UE) de la furnizori cu cod valid de TVA verificat in VIES: RO21616390.
Pentru activitatea didactică și proiecte de cercetare se va utiliza codul fiscal 4288381, pentru facturi emise de furnizori/entități din România și pentru țări NON-UE.
Pentru achizițiile intracomunitare (UE) de la furnizori cu cod invalid de TVA verificat in VIES și pentru importuri non UE: 4288381.
Ce documente trebuie sa atașez cereri de emitere a Dispoziției Rectorului tip 2, pentru plata unei taxe de membru in organizații internaționale?
Se vor atașa beneficiile USAMV CN ca membru în organizație, dovada membru, modul de calcul al taxei de membru.